7．3  物业租赁管理与租赁程序

租赁管理是针对包括写字楼、零售商业物业、出租公寓等在内的收益性物业租赁活动的管理，包括租约签订前、租约执行过程中和租约期满时共三个阶段。租约签订前，租赁管理的主要工作内容包括制定租赁方案与策略、租户选择、租金确定和租约谈判与签约管理。租约执行中，租赁管理的主要工作内容是房屋空间交付、收取租金、租金调整和租户关系管理。租约期满时，租赁管理工作则主要集中在租金结算、租约续期或房屋空间收回管理。租赁管理过程中，还始终贯穿着物业市场营销工作。

7.3.1物业租赁程序

一、租赁方案与策略

租赁方案是对租赁过程中主要事项的安排，租赁策略是为提升物业吸引力而制定的一些特殊手段，两者是贯穿在一起的，在这里并不进行严格区分。租赁方案与策略主要涉及到如下内容：

1．确定可出租面积和租赁方式

在制定租赁方案时，需要首先确定物业中能够对外出租的面积和租赁方式。例如写字楼内有些面积是业主自用，零售商业物业中一部分面积是由业主自营，所以需要明确供出租的面积和在物业中的分布，这样才能够对需要吸引的客户数量和规模有所把握。业主对出租人一般会有一定的要求，例如对于写字楼物业，是整栋出租给一个大租户、分层出租给几个租户，还是出租给散户；对于商业零售物业，是引入几家大型零售企业，还是大小兼顾，在引入主力店的同时吸引一批中小租户。

2．编制租赁经营预算

预算是租赁管理中租赁方案的核心，预算中包括详细的预期收益估算、允许的空置率水平和经营费用，且这些数字构成了物业经营管理的量化目标。要根据实际经营情况对预算进行定期调整，因为租金收益可能由于空置率的增加而较预期收益减少，此时物业经营管理者往往要就空置率增加的原因进行认真的分析。维护费用超过预算一般预示着建筑物内的某些设备需要予以更新。

3．定位目标市场

物业租赁所面向的目标市场群体，主要由该物业所处子市场的供求关系决定。首先，物业的档次决定了其在该物业类型市场中所处的位置，例如写字楼分为甲级写字楼、乙级写字楼、丙级写字楼；零售商业物业分为社区级零售物业、区域级零售物业以及城市级零售物业，这实际上已经限定了该物业所处的子市场。在不同的子市场中，需求群体有明显的差异。社区级零售物业内主要是一些便利店和小规模商场，而区域级或城市级零售物业就需要引入一些知名的超级市场或者百货商场，以吸引除零售物业所在社区之外的顾客光顾。

同时，该物业所处区域的商业特征也会影响到租赁对象的构成，例如在北京中关村地区，零售商业物业主要以电子商场为主，其租户大部分都是批发和零售计算机相关产品的经销商。而在北京西单地区，零售商业物业则以大型商场和小型专卖店为主，租户主要是经销服装、鞋帽、箱包的制造商和代理商。业主的要求也会影响到对目标租户群体的定位。例如写字楼的业主如果希望该物业成为某一领域的顶尖写字楼，那么就需要吸引该领域知名企业人住。

（3）确定租金方案

租金方案是租赁管理的核心，十分重要。在租赁方案中就需要对租金水平的确定方式做出指导性的安排。

从理论上来说，租金的确定要以物业出租经营成本和业主希望的投资回报率来确定，但市场经济条件下，物业租金水平的高低主要取决于同类型物业的市场供求关系。过高或过低的租金都有可能导致业主利益的损失，因为若某宗待出租物业确定的租金高于市场租金水平，则意味着物业的空置率会上升；而低于市场租金水平的租金，虽然可能使出租率达到100％，但可获得的总租金收人并不一定理想。

对于大型物业管理企业来说，一般较容易确定租金水平或方案，因为他们往往拥有大量类似物业出租的租金数据。当然，为准确判断物业的市场租金水平，需要比较已出租的类似物业和待出租物业的差异，并对已知的租金进行相应的修正，进而求取待出租物业的市场租金水平。例如，对于出租写字楼，其租金水平可能会依下述情况的不同而不同：单元面积大小、楼层、朝向，大厦坐落地点，距商业中心区的距离，装修档次，建筑设备状况，所提供服务的内容，有效使用面积系数，康乐设施完备情况，物业维护措施等等。

租金方案还会受到出租策略的影响。仍然举出租写字楼的例子，租金水平受下列情况的影响：租期长短和承租面积的大小，租户的资信状况，为租户提供服务的水平，附属设施的收费水平，是否带家具等。这里所列的情况并不完全，它仅仅是为了说明出租策略的不同会带来物业租金水平的差异。

对出租期限内租金水平的调整没有数学公式可循，物业价格、租金指数对租金定期调整虽有参考价值，但直接的意义也不大。

5．明确吸引租户的策略

吸引租户的策略可谓多种多样，主要有宣传手段和租约条款优惠等。

为了吸引更多的租户和使物业达到一个较为理想的租金水平，需要进行相应的市场宣传工作。这种宣传一般围绕着物业的特性来进行，如宣传物业所处的位置、周围景观、通达性和方便性等。也可以通过强调租金低廉来吸引租户，但对于经营性物业来说，租金水平相对于物业的其他特性对租户可能并不十分重要。所以一般认为，只要租金相对于其他竞争性物业来说相差不大，则物业的特性和质量是吸引租户的主要因素。通过对大量的租户的调查表明，他们选择物业时所考虑的众多因素中，租金是否便宜只占第五或第六位。

租约条款优惠也是吸引租户的好办法。租约条款优惠的形式非常多，且时有创新。例如给新人住的租户一个免租期、为租户从原来租住的写字楼迁至本写字楼提供一定的资金帮助、替租户支付由于提前终止与原租住写字楼的业主间的租约而需缴纳的罚金或对租户人住前的装修投资提供资金帮助，允许租户将来能够扩展空间等等。在制定优惠方式时，最关键的是把握目标租户的心理，了解到哪些方式最能够让租户感觉到真正的实惠，从而吸引租户签订租约。

二、租户选择

租户选择是租赁管理的核心内容。选择合适的租户，形成最佳租户组合，对于保证经营性物业的现金流收入，从而实现物业价值最大化的目标，是非常关键的。正像租户选择写字楼非常慎重一样，物业经营管理企业或业主对于选择什么样的租户并长久与之保持友好关系也很重视。虽然相对于居住物业的租户来说，写字楼租户的这些信息比较容易获得(公开的年度财务报告)，但如果对这些信息研究不够也可能会给业主或物业经营管理企业带来损害。

在租户选择中考虑的主要准则是潜在租户所经营业务的类型及其声誉、财务稳定性和长期盈利的能力、所需的面积大小及空间组合，其需要提供的特殊物业管理服务的内容。

1.潜在租户的登记。恳请每一个位前来咨询或参观物业客户填写一份来客登记表(见表7-2-1)。这是收集客户资料的主要途径之一。

表7-2-1                 居住物业来客登记表（示例）

         租赁顾问：

2.潜在承租人的身份证明。核对潜在承租人的身份，尤其是零售性的商业物业了解何种生意是很重要的，它关系到与其他承租人能否协调。如有些承租人就要求同在一个购物中心中限制有竞争性的承租人。

3.租赁经历。潜在承租人的租赁经历能够反映其经济状况、信用状况，因尽量寻找租赁史稳定可靠的、租赁期较长的潜在承租人。对于有改造物业要求的租户，其以往租赁是否稳定可靠则更为重要。

4.资信状况

业主或物业管理者可以从租户以往的拖欠记录中了解潜在租户的资信状况。一般地说，以往总是拖延或不按期付款的租户多数还是不会改变的，而以往总是稳定地按期付款的租户则总会保证信用。因此，对那些有拖欠赖账史的潜在租户可不予考虑，当然如果仅有偶尔拖欠记录的，则应请对方亲自对此作出解释。物业管理者可通过调查得到所需要的潜在租户的以往信用资料。

三、租金管理

(一) 做好租金的评定工作。出租物业不论规模大小，数量多少以及何种方式，都要做到合理准确评定租金。租金的评定，必须符合国家法律法规，以物业价值为基础，适当考虑承租人支付能力、市场供求状况、房屋质量等因素，同时要兼顾企业自身的经济利益。

 (1)租金的计算单位和所包含的内容

租金常常以每平方米可出租面积为计算基础，通常有毛租金和净租金之分。当使用毛租金的形式出租物业时，所有的经营费用都应由业主从其所收取的租金中全额支付。然而，许多租户喜欢净租金的形式，也就是说一些物业的经营费用由租户直接支付。而如果业主提供净租金的形式，业主需要明确要支付哪些费用、哪些费用是属于代收代缴费用、哪些费用是按租户所承租的面积占整个物业总可出租面积的比例来收取、哪些费用主要取决于租户对设备设施和能源使用的程度。租户在租金外还需支付的费用项目都要在租约中仔细规定。租户为了保护自己的利益，有时还会和业主就租金外的一些主要费用项目(如公用面积维护费用)协商出一个上限，以使租户对自己应支付的全部承租费用有一个准确的数量概念。

(2)基础租金与附加租金

经营性物业的租金水平，主要取决于当地房地产市场的状况(即市场供求关系和在房地产周期中处于过量建设、调整、稳定、发展中的哪一个阶段)。在确定租金时，一般应首先根据业主希望达到的投资收益率目标和其可接受的最低租金水平(即能够抵偿抵押贷款还本付息、经营费用和空置损失的租金)确定一个基础租金。

对于写字楼物业，建筑内某一具体出租单元的租金依其在整栋建筑内所处的位置有一定差异。物业管理师在确定各出租单元的具体租金时，常使位置较好的出租单元付出一定的超额租金，用这部分收人来平衡位置不好的出租单元较低的租金收入。对于零售商业物业，租约中载明的租金通常为基础租金，租户可能还要按营业额的一定比例支付附加的百分比租金，这种百分比租金能够将业主和租户的利益联系在一起，使之共同为物业经营效益最大化而努力。

(3)租金的调整

房地产市场中供求变化比较剧烈，租金和价格也往往处于波动之中，因此需根据市场状况经常对租金水平进行调整。对于租期较短的租户，可设定一个租金水平，在租期中保持不变，而如果租户需要再次续租，需要按照当时的租金水平重新签订租约。对于租期较长的租户(例如3～5年以上)，为保护业主和租户双方的利益，需要在租约中对租金如何调整作出明确的规定。

(二) 建立租金底帐。物业管理企业对出租的物业应以承租户为单位建立租金底帐，将每月、每季和每年应收租金全部登记入帐。每期收入的租金，均要逐户与底帐进行核对，发现未交租户要及时催交上来。努力提高收租率，清理拖欠租金。

(三) 按时收取租金。物业管理企业要坚决按租赁合同的时间规定收取租金。为此必须建立健全规章制度，有效调节与承租人之间的关系，保证租金收交活动的顺利开展。

(四) 坚持专款专用。为了保持物业的使用价值与增值保值，对收取的租金必须专户存储、专款专用。对收取租金中的维修费和管理费，应全部用在房屋及其附属设施的维修管理方面，以提高房屋的完好率和使用功能。

四、租约条款谈判

若潜在租户对物业感兴趣并且其资质也符合业主的条件，具体的谈判过程就开始了。谈判的目标就是要签署租赁双方都满意的、公平合理的租约，物业管理公司往往要监控谈判的全过程。

1.控制签约进程

要使谈判有所进展，物业管理者就要有能够驾驭谈判局面、控制签约进程的能力。物业管理者要设法避免业主与租户的冲突和租赁业务无果而终的情况发生。物业管理者可通过不让业主和租户过早接触等方法，来规避可能出现的冲突。一般的技巧是当谈判快要结束准备签约时，再让双方见面。成功的物业管理者总是在开始谈判前拟订谈判策略，使业主不至于太早进入面对面的谈判中。

2.利用经纪人

在办公物业、零售及商业物业和工业物业的租赁谈判中，业主为了满足专业知识的需要往往会聘请第三方——专业知识与经验都丰富的租赁经纪人加入进来，这时除非物业管理者能够很好地与这类经纪人配合，否则，他们的介入会使谈判更加复杂。在谈判开始前，物业管理者与经纪人应已商定好由谁直接去面对租户。一般情况下由物业管理者去面对租户，由经纪人在幕后提出建议和策略。因为在谈判中与租用者建立良好的忠实关系是非常重要的，而物业管理者就比租赁经纪人更能建立这种关系。

3.谈判妥协

（1）谈判妥协的原则。

妥协是指业主降低原始条款而给租户的一种优惠，妥协的目的是为了让潜在租户成为真正的租户，有价值的妥协会使租户在基本问题或财政问题上有舒缓的感觉。对条款的每一次妥协都意味着业主租赁收益的减少，因此物业管理者在谈判中要时刻坚持业主的立场，在业主不可能作出的让步上不妥协。一般来说，租赁妥协的原则是租用规模越大、租期越长，租价妥协的空间越大。但要注意的是，一旦对一位租户作出妥协，就可能对其他租户也要有同样的妥协。

（2）谈判妥协的小技巧。

在谈判中不管妥协的大小，都要让租户感到是在业主不情愿的情况下作出的，是来之不易的。值得注意的是，有时候妥协对业主影响很大，但对租户却无价值；而有时租户认为作出了巨大的让步，但对业主意义不大。因此物业管理者弄清楚租户一方的需求是非常必要的。

（3）妥协的程度。

租约中几乎所有的条款都有谈判的余地，关键在于双方立场的坚定性，任何一点点的妥协都可能引导潜在租户接受并签署租约，成为真正租户。因此，物业管理者在谈判中要考虑的是妥协程度多大时才能打动租户，即妥协的尺度。一般来说，决定妥协程度的因素有三：一是业主的财务和战略目标，二是该地区物业租赁市场竞争的情况，三是租户租赁的紧迫性。

（4）租价与折扣的谈判。

在租金上作出让步，无疑是最具吸引力的，也是最具负面影响的让步。虽然任何租价折扣，都不是业主或物业管理者情愿作出的，但激烈的物业租赁市场不得不这么做。因此任何时候物业管理者都要分析租价折扣的利弊得失，在保证物业的一定租金水平上才能考虑给予租户短期的租金减免优惠。一般租金上的让步只能在市场状况最坏的时候作出。

租金折扣一般是对个别租户作出的，但这类消息会传播得很快，因此一旦对个别租户妥协后，其他租户也纷纷会提出同样的要求，这样最终会导致租赁效益的降低，甚至造成严重的损失。因此在谈判中物业管理者要坚持最起码的租金水平。如果物业管理者发现物业的实际价值在整个租期内因租金的降低而发生损失，这时的租赁市场又是低迷的，提升租价的可能性不大，那么最好的做法是让物业空着，留待市场好转，租价合适时再租。因为长期以低廉价格出租物业，会使租金收入与物业的日常营运开支相抵后所剩无几甚至无利可图或收支倒挂，这是比物业空置还要糟糕的事。

①办公物业的租价折扣。在办公物业出租中经常采用分级定价的方法，基本标准租金以每平方米计算。在高层办公楼中，标准租金一般随楼层的增高而增加，因为楼层越高越安静，如同样位置的房间在21层的要比在14层的高2～3元／平方米。而同样，每一层处于楼角的单元往往比其他单元的租价高2元／平方米左右，而每一层处于视野好的一面的单元，其租价就要比其他的单元贵一些。

②居住物业的租价折扣。居住物业的租价也采用分级定价，使所有的单元在价格和价值上取得平衡。如一幢无电梯的六层公寓楼，顶层单元的月租费可能就要比楼下同样单元的月租费便宜些；同样一幢高层住宅楼，高层视野广、风景优美的单元肯定要要比底层包围在中间的单元的租价贵。

（5）免租的谈判。

租金折扣中最常见的一种方式是短期减免租金，这种方法在一定程度上满足了租户和市场的要求。例如，在市场空置率很高的时候，物业管理者可以以减免两个月租金的妥协，来引使租户签约。物业管理者在实施这一妥协条款时要注意一般是在租期的最后执行，而不是在租期开始的第一个月免租。如租赁期是一年，则在最后两个月可以不收租金。因为这样可以避免租户不付钱就入住，直到被驱逐出去时都未付租金的情况发生。一般来说，短期减免租金的妥协比平均降低整个租期内的租金的妥协要好，因为平均降低租金的妥协无形中已降低了物业的市场价值，它造成的损失要比短期减免租金的损失大。

1．租期的确定。

潜在承租人的更换，都要使物业管理企业花费时间和费用，增加租赁的成本和风险，因此租期的确定也是很重要的。租期过短，增加租赁成本；租期过长又没有逐渐提高租金的条款，也可能带来租金损失。一般来说，居住物业租期以2～3年为宜，办公、商用物业租期以5～10为宜，而工业厂房租期则要高达10～25年或更长。

2．关于物业改造的谈判。

承租人在入住前，一般总会提出改造或改进物业的要求。改造费用一般通过租金的形式收回。但所有超标改造装修费用或承租人自负，或由出租人提供并在租金中收回。

3．限制竞争承租人条款的谈判。

是指承租人在物业中享有排他的、从事某一行业的经营垄断权。该附加限制条款常常出现在商业物业尤其是零售物业的租约中，有时也在服务业的物业租赁中出现。谈判中要注意如果这一限制条款不致影响出租人的利益，或承租人愿意为此交付额外的补偿，可以考虑采纳。

五、签定合同

签定合同前，应按照双方达成的各项条件填写合同，并收集出租人与承租人双方的有效证明文件，然后请双方在租赁合同的有效位置签名盖章。

六、核查物业

承租人入住前，物业管理企业应派专人陪同承租人验收物业，检查所租物业是否符合租赁条款中的条件，如果租赁双方都同时认可物业的状况，就应请承租人办理接受物业的签字手续。同时，双方都要填写“物业迁入—迁出检查表”(见表7-2-2)，租户离开时也将使用该表。

表7-2-2                      住宅迁入—迁出检查表（示例）

七、提供有效的租赁服务

1.建立联系途径

通过电话或私人拜访等途径与承租人保持联系，要设法抓住一切机会并创造机会与承租人面谈，广泛征求他们对舒适、服务、维修、管理等方面的意见。

1．开展租赁服务

物业管理者在所开展的租赁服务中要最重视和最为关键的是维修服务，应确保租户了解维修程序、维修范围、收费范围、收费标准和责任划分等。物业管理企业应建立一个快速有效的服务系统，使租户要求能够得到满足。

八、收缴租金

1.租金缴纳时间的管理

物业管理企业一般在月初开始租金收缴工作。物业管理企业的收费政策直接关系到承租人上缴租金的态度。如果物业管理企业不遵守租金缴纳时间，承租人也不会遵守。

1．滞纳金的管理

对迟交租金的承租人要么采取罚款制度，要么给予一定的宽限期。物业管理企业对迟交租金所持的态度，影响承租人缴纳租金的行为。因此，在接受新物业的管辖时就要建立严格的收费制度，可以对按期缴纳的给予一定的奖励，对迟交的收取一定的滞纳金。

2．收费通知单的管理

由于各种物业的管理服务不同，加上同一物业中的各租户享受的服务也不同，因此在收费通知单中应单列租金。

九、续签合同

续签租约对业主和物业管理企业都是有好处的，因为对再装修以及更换其他设施的要求，原承租人不像新承租人那样多，另外也节省了寻找新承租人的费用。承租人是否续约主要取决于对物业管理的满意程度和新合同的条款内容。新合同条款是否改变取决于：一是初次租赁谈判中未考虑的因素，如租户以往是否准时缴纳租金等；二是市场的情况。通常改变租赁条款的内容主要集中在租赁期限，维修、更换、再装修的程度和租金水平上。

十、租赁终止

（一）租赁终止的种类

1.承租人提出的租赁终止。承租人提出搬迁的通告按租约条款规定办。但如果一个表现良好的承租人要求搬迁，物业管理企业就应检讨是否是管理过失所致。如果是这样的话，物业管理企业应通过保证改变这种状况等承诺，来尽量挽留租户。

2.物业管理企业拒绝续签。物业管理企业及时发出终止租赁通知而不允许续签是可以的，但物业管理企业拒签的理由必须是充分的。

3.强制性的终止租赁。当承租人违反法律法规、不缴纳租金、违反租约协议条款时，物业管理企业有权通过法律途径强制性终止合同。

（二）租赁终止的程序

1.搬迁前的会面。物业管理企业在承租人搬迁前，要与承租人进行一次会面，填写搬迁前会面表。

2.物业检查。在承租人搬出之后，双方一起检查物业。检查时应带上物业迁入—迁出检查表（见表7-2-2），记下物业的实际情况和需要的维修量，决定是否需要扣除押金，计算出应扣除的押金额。

3.归还押金。归还承租人押金时，物业管理者要说明押金扣除了哪些方面及其数额。如果物业管理者未按租赁协议动用了部分押金，那么他必须向租户逐条说明其使用情况。如果租户不能接受，物业管理公司必须承担相应的责任。

[案例7-2]              客户拖欠租金，物管公司应该怎么做

某高级商务办公楼内有一A公司，其业务并未因入驻了一个好的办公楼而有进一步发展，较为昂贵的房租反而倒成了不小的负担，一年多以后，欠租的情形出现了。物业管理部门发出在指定的期限内，如果A公司仍不付清欠款的话，将不得不采取必要措施中止部分服务的通知，A公司对此未做出任何反应，也没有能力做出反应。期限到了，物业管理部门将其通讯线路从接线大盘上摘除。 随后A公司通讯中断。这时A公司负责人认为写字楼物业管理部门侵犯了他们的权利，遂双方引起纠纷。

分析：一般情况下，对欠租租户的处理要依据1998年建设部《关于物业转让、租赁的管理准则》规定：对欠租人先进行书面催租，如果没有得到有效回应，则以书面形式说明期限，并采取措施，这类措施的实施要坚决有效，要有层次，要能够解决问题，并且可以把出现后遗症的可能性降至最低。对欠租租户采取措施的基础是与之签署了具备法律效力的租赁合同。该物业管理公司采取中断通信服务的措施是侵权行为，因为提供通信业务是A公司与通信公司通过合同关系建立的，与物业管理公司并未构成合同关系。

进入角色：如果你是该公司领导，针对A公司的欠缴租金的情况会如何处理？